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Titelbild Dokumentenmanagement

Dokumenten Management System

Unser Aktenschrank ist 4.0

Nie mehr Papier-Chaos und undurchsichtige Ablage-Systeme – nutzen Sie digitale Verwaltungssysteme und steigern Sie die Qualität und Effektivität Ihrer Arbeit.

Die beste Akte ist digital

Machen Sie sich frei von Hängeregistern und raumfüllenden Aktenschränken. Alles was Sie brauchen ist ein passendes Dokumenten-Management-System (DMS) mit dem Sie die tägliche Flut von Dokumenten und Informationen vollautomatisch und digital bearbeiten. Sämtliche Rechnungen und Belege werden digital erfasst und geprüft und können auf

gleichem Weg freigegeben werden. Und Sie sind dabei immer auf der sicheren Seite. Denn alle digitalen Akten und Dokumente werden archiviert und lassen sich von überall abrufen – so sichern Sie die Qualität Ihrer Prozesse, sparen Zeit und steigern die Produktivität. Wir beraten und unterstützen Sie gerne bei der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems.

Finden statt suchen!

Optimieren Sie das Management Ihrer Dokumente und profitieren Sie von einer auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Dokumentenmanagement-Software (DMS). Erreichen Sie maximale Flexibilität, indem Sie unabhängig von Ort und Endgerät auf digitale Inhalte zugreifen können. Ihr zusätzliches Plus: Es werden keine neuen Dokumente produziert, stattdessen bauen Sie eine große Wissensdatenbank auf. Die können sie jederzeit von überall nutzen. Nur noch finden statt lange suchen – mit Ihrer maßgeschneiderten DMS-Lösung.

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Unkompliziert, rechtskonform und digital - Nutzen Sie die Vorteile von Dokumenten-Management-Systemen (DMS)

Qualität
sichern

Automatisieren Sie wiederkehrende Vorgänge und modernisieren Sie Prozesse – das reduziert Fehlerquellen, steigert die Effizienz Ihrer Arbeit und entlastet Ihre Mitarbeiter.

Zeit
sparen

Mit einer zentralen, digitalen Ablage, einer automatischen Versionierung sowie indexierten Suche und Aktenbildung finden Sie alle Unterlagen schnell, digital und systematisiert wieder.

Uneingeschränkt verfügbar

Ob im Büro, zu Hause oder von unterwegs – mit einem datenbankgestützten Verwaltungssystem können alle Mitarbeiter standortunabhängig und über alle Endgeräte auf digitalisierte Dokumente zugreifen.

Produktivität steigern

Analysieren Sie Ihre Prozesse und machen Sie aktuelle Workflows transparent – so optimieren Sie die Auslastung vorhandener Ressourcen und sind sicher, dass auch ein Mitarbeiter, der Vertretung macht, sofort im Thema ist.

Skalierbar, branchenübergreifend und individuell anpassbar – Profitieren Sie von den Funktionen der Dokumenten-Management-Systeme (DMS)

Rechtskonform archivieren

Dokumente müssen nach den GoBD rechtskonform verwaltet und aufbewahrt werden – mit einem zertifizierten System bleiben die Laufzeiten von Dokumenten innerhalb des Systems nachvollziehbar. Zusätzlich gewährleistet eine detaillierte Änderungshistorie die Unveränderbarkeit handelsrechtlicher Dokumente.

Weitere Informationen

 

Postausgang digitalisieren

Mit Smartmail können Sie Ihre Geschäftspost mit nur einem Klick ausdrucken, kuvertieren, frankieren und versenden – das spart Ihnen nicht nur den Gang zur Post, sondern auch Arbeitszeit und Material.

Weitere Informationen

 

Akten digitalisieren

Ob Personalakten, Kundenakten oder Vertragsakten – in einer digitalen Akte sind alle Informationen stets auf dem aktuellen Stand. Auch berechtigte Mitarbeiter können ortsunabhängig darauf zugreifen.

Weitere Informationen

Eingangsrechnungen sicher und effizient verarbeiten

Nutzen Sie die Möglichkeit Eingangsrechnungen digital zu erfassen, zu prüfen und freizugeben – so haben Sie den Überblick über alle laufenden Prozesse und sichern eine fristgerechte Zahlung.

Weitere Informationen

 

Belege automatisch erfassen

Mit der digitalen Belegerkennung werden Papierbelege automatisch ausgelesen, rechtskonform archiviert und die Daten zur Weiterverarbeitung gesichert – das spart spürbar Zeit und steigert die Qualität Ihrer Beleg-Ablage.

Weitere Informationen

FAQ

Was bedeutet Dokumenten-Management?

Dokumentenmanagement beschreibt den organisierten Umgang mit Dokumenten in Papierform oder digitalisiert. Es umfasst unter anderem die Verwaltung, Lenkung, Archivierung und Vernichtung von Dokumenten. Häufig wird der Begriff Dokumentenmanagement jedoch als Synonym für ein Dokumentenmanagement-System verwendet. In diesem Fall ist die datenbankgestützte Verwaltung von Dokumenten in elektronischer Form mithilfe einer Software gemeint, welche auch Dokumente umfasst, die ursprünglich in Papierform vorlagen. Diese werden zunächst digitalisiert (z. B. Scannen mit automatischer Belegerkennung), um sie anschließend im digitalen Dokumentenmanagement-System verwalten zu können.

Wie unterstützt mich ein Dokumenten-Management-System?

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) unterstützt Sie dabei, Belege und Dateien übersichtlich zu organisieren. Ob Textdateien, Tabellen, E-Mails, Fotos, Präsentationen oder gescannte Papierdokumente – mit einer DMS-Lösung können alle Dateien an einem zentralen Ort archiviert werden. Der Zugriff auf die Daten ist auch von unterwegs über Smartphone oder Laptop möglich.

Kann ich mit einem Dokumenten-Management-System auch nach Volltexten suchen?

Mit Hilfe einer automatischen Texterkennung (OCR) und der integrierten Volltextsuche können Sie beispielsweise direkt nach Kunden- oder Rechnungsnummern suchen, um ein Dokument zu finden – das erspart Ihnen zeitaufwendige Recherchen auf sämtlichen Festplatten.

Erfüllt das Dokumenten-Management-System auch die gesetzlichen Anforderungen der GoBD?

Ein Dokumenten-Management-System unterstützt Sie dabei die gesetzlichen Anforderungen zur Archivierung und Löschung von unternehmensrelevanten Dokumenten innerhalb vorgeschriebener Fristen umzusetzen. Elektronisch empfangene Dokumente werden systematisch archiviert. So können die gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen problemlos eingehalten werden.

Hilft ein Dokumenten-Management-System auch bei der Prozessoptimierung?

Zu Beginn der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems werden erstmal alle Prozesse analysiert. Die daraus gewonnene Transparenz bildet die Grundlage für eine Neustrukturierung der Unternehmensprozesse und die Automatisierung von Arbeitsschritten.

Ist ein Dokumenten-Management-System auch bei einer hohen Fluktuation sinnvoll?

Durch das Durchlaufen der festgelegten Workflows kann zu jedem Dokument zu jeder Zeit der aktuelle Bearbeitungsstand eines Dokuments eingesehen werden und ganz nebenbei entsteht eine perfekte Dokumentation aller Arbeitsabläufe für neue Mitarbeiter.

Was trägt ein Dokumenten-Management-System zur Digitalisierung meines Unternehmens bei?

Mit einem Dokumenten-Management-System können sämtliche Unternehmensdokumente, E-Mails und Akten digital abgelegt und zugänglich gemacht werden. Die organisierte Verwaltung Ihrer digitalen Unterlagen und Dokumente trägt dabei wesentlich zur Digitalisierung und Transformation Ihres Unternehmens bei.

Starke-DMS – unser Partner des Vertrauens im Bereich Dokumenten-Management
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Ein renommierter und zuverlässiger Partner zu jederzeit – Starke + Reichert GmbH & Co. KG bietet das Dokumenten-Management-System

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