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Archivierungspflicht für Gelangensbestätigungen

23.07.2013

Ab dem 1. Oktober diesen Jahres ändert sich für Unternehmen, die regelmäßig Ware ins Ausland schicken, die Pflicht zum Nachweis der Ankunft der Ware.

Mit der „11. Verordnung zur Änderung der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UstDV)“ wird sich für EU-Sendungen einiges ändern. Mit Inkrafttreten der Änderung muss nachgewiesen werden, dass die verschickte Ware tatsächlich am Bestimmungsort angekommen ist. Geschieht dies nicht, kann es zu Steuernachzahlungen kommen. Der Nachweis muss jedoch nicht in allen Fällen über die bereits bekannte Gelangensbestätigung erfolgen.

Befördern oder versenden?

Ob die Gelangensbestätigung als Nachweis herhalten muss oder eine Alternative zum Einsatz kommt, hängt davon ab, ob die Ware bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung befördert oder versendet wird. Bei einer Eigenbeförderung bietet sich die Gelangensbestätigung mit allen Pflichtangaben an.

Wird die Fracht jedoch versendet, können auch andere Nachweise in Betracht gezogen werden. So können beispielsweise bei der Versendung durch Speditionen der CMR-Frachtbrief und Spediteursbescheinigung (Verbrinungsnachweis), bei Lieferung durch einen Kurierdienst die elektronische Auftragserteilung und das Transportprotokoll (z.B. Tracking-Tool) und bei Beauftragung eines Postdienstleisters die Empfangsbescheinigung des Dienstleisters und der Nachweis über die Bezahlung der Lieferung (i.d.R. die Rechnung) vorgehalten werden.

Vorbereitung statt Umstellungsstress

Die Umstellungen, die mit der Änderung der Verordnung einhergehen, sollten bereits jetzt in Planung gehen. Lieferungen, die ins EU-Ausland gehen, werden ab Ende diesen Jahres neue archivierungspflichtige Dokumente und E-Mails hervorbringen. Da es außerdem voraussichtlich keine Übergangsfrist geben wird, empfiehlt es  sich, pünktlich zum 1. Oktober 2013 das passende Konzept zur Hand zu haben.

Intelligente E-Mail-Archivierung

Da der Gesetzgeber nicht vorschreibt, wie die Dokumente übermittelt werden sollen, werden viele der benötigten Dokumente per E-Mail in den betroffenen Unternehmen eingehen. Um rechtskonform und effizient zu arbeiten, bietet sich eine E-Mail-Archivierung an, mit der sich die neuen Archivierungspflichten direkt abbilden lassen. Wir bieten Ihnen eine Lösung an, um nicht nur Ihre Gelangensbestätigungen, sondern Ihren ganzen E-Mail Verkehr sicher und automatisch zu archivieren. Der TÜV Saarland hat dies getestet und der GDPdU- und Datenschutzkonformen Lösung von REDDOXX das Siegel „geprüfte Archivierung“ verliehen.

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