Case Study
Digitale
Transformation
in der Baubranche
Kunde
MFW Firmengruppe, Baubranche, Fertigteilehersteller
Projekt
Umstellung des Eingangsrechnungswesens auf digitale Bearbeitung
Zeitrahmen
ab September 2021 Mitarbeiterschulungen, ab November Umsetzung, ab 1. Dezember Go-live
Produkt/Technologie
Dokumentenmanagementsystem Starke-DMS der Firma Starke+Reichert GmbH & Co. KG aus Kassel
Return on Invest
Amortisation nach bereits 14 Monaten; Jährliche Ersparnis von etwa 69% der Erstinvestition
Optimaler Einstieg mittels Dokumentenmanagementsystem Starke-DMS
Katharina Hellmann ist kaufmännische Leiterin und Mitglied der Geschäftsführung bei der MFW-Firmengruppe, einem Hersteller von Betonfertigteilen für Industrie und Gewerbebau. Sie initiierte und begleitete im Unternehmen die Einführung des Dokumentenmanagementsystems Starke-DMS zur digitalen Bearbeitung von Rechnungseingängen – als ersten Schritt zu einer weiteren digitalen Modernisierung der MFW Gruppe.
Pain Point: Eingangsrechnungen
Die MFW-Firmengruppe plant, konstruiert und baut Fertigteile wie Fassadenplatten oder Aufzugschächte und ist an den drei Standorten Georgsmarienhütte, Schwerin und Berlin-Brandenburg vertreten. Ein gewachsenes, innovatives und hochprofessionelles Unternehmen mit über 250 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von mehr als 60 Millionen Euro. Als Katharina Hellmann 2019 die kaufmännische Leitung übernahm, traf sie auf einige „historisch gewachsene interne Prozesse“, etwa bei der Bearbeitung der Eingangsrechnungen. Papier-Rechnungen liefen in allen drei Werken ein, wurden geprüft, gestempelt, freigegeben, von Sekretärinnen kopiert und abgeheftet.
Katharina Hellmann: „Das hat trotz der vielen Lieferanten irgendwie funktioniert, aber einen Überblick, wie viele Rechnungen im Umlauf sind, wie oft etwas kopiert und abgeheftet wurde, hatte ich nicht!“
Eine Kollegin aus Brandenburg, berichtet Katharina Hellmann, spare nun tagtäglich anderthalb Stunden bei der Rechnungsbearbeitung – nur dadurch, dass das Öffnen, Kopieren, Verteilen und Abheften der Rechnungen wegfalle. In der Branche kursieren Handlingskosten in Höhe von mindestens zwölf Euro pro Papierrechnung. Katharina Hellmann resümiert: „Allein die Arbeitszeitersparnis aufgrund des Dokumentenmanagementsystems ist riesig.“
creativITy sichert größtes IT-Projekt der Firma
Viel Überzeugungskraft habe sie nicht gebraucht, um Christof Nottbeck, der die Geschäfts-führung der Gruppe seit 2018 innehat und Prozessoptimierungen fördert, vom Sinn einer digitalen Umstellung des Eingangsrechnungswesens zu überzeugen. Katharina Hellmann: „Aber uns war auch klar, dass es sich um das größte IT-Projekt der vergangenen Jahre handeln wird!“ Ein fünfköpfiges Team aus Buchhaltung, Einkauf und IT machte sich am Markt kundig und recherchierte Anbieter. Schon nach kurzer Angebots- und Sichtungsphase fiel die Wahl auf creativITy – „70 Prozent der Anbieter konnten unser Anliegen gar nicht bedienen“, so Hellmann.
creativITy überzeugte die MFW-Gruppe vor allem mit seinem beratungsstarken Team und dem ganzheitlichen, praxisnahen Umsetzungsplan. Nach dem Abgleich von Lasten- und Pflichtenheft sowie der Entwicklung eines straffen Projektplans startete schon im September 2021 der erste Workshop zwischen Kunden und IT-Experten. Den hohen Druck hielt das Leitungsduo aufrecht: creativITy-Vertriebsleiterin Lisa Täsch und Kundin Katharina Hellmann standen in engem und kontinuierlichem Austausch. „Wichtig war, dass beide Seiten extrem verbindlich kommuniziert und gehandelt haben“, erklärt Lisa Täsch. „Die MFW-Gruppe hat für die Implementierung alle nötigen internen Ressourcen bereitgestellt und eine realistische Erwartungshaltung gepflegt.“ Diese hohe Professionalität auf Kundenseite unterstütze IT-Implementierungen ungemein.
High-Level-Variante des DMS als wichtiges Tool
Drei Monate nach dem ersten Workshop ging das neue Dokumentenmanagementsystem Starke-DMS live. Pünktlich zum 1. Dezember 2021 wurde das System zunächst in der Zentrale, dann ab 1. Januar 2022 an allen anderen Standorten eingeführt.
Seitdem läuft es bei MFW – in den ersten sieben Monaten des Jahres 2022 wurden 7.500 Rechnungseingänge der gesamten Gruppe mit dem DMS bearbeitet, das sind mehr als 1.000 Eingänge im Monat, die schnellstmöglich zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet werden, von der Buchhaltung zur Fachabteilung, zum Vorgesetzten und zurück. Der gesamte Prozess funktioniert automatisiert – niemand muss mehr sortieren oder kopieren.
MFW hat sich dabei für die High-Level-Variante des Starke-DMS entschieden – das System hat eine Erkennung auf Positionsebene, das heißt, es liest nicht nur eine Gesamtsumme auf der Rechnung, sondern gliedert die Rechnung in ihre Bestandteile, die einzelnen Positionen, und verknüpft sie mit den verschiedenen Datenbanken von MFW, um eine automatische Prüfung und Kategorisierung laufen zu lassen. Für die Baubranche, die mit den unterschiedlichsten Rechnungen aller Art und Ausprägung umgehen muss, ein wichtiges Tool.
»Auch unsere Lieferanten sparen Zeit und Portokosten: Sie erstellen die Rechnung, mailen sie und drei Sekunden später ist sie hier.«
Katharina Hellmann
kaufmännische Leiterin / Mitglied der Geschäftsführung MFW-Firmengruppe
Digitalisierung verbessert viele Prozesse und spart Geld
Die Vorteile des Starke-DMS liegen schon jetzt auf der Hand. „Liebend gern“ seien die Lieferanten der MFW der Aufforderung nachgekommen, die Rechnungen nicht mehr mit der Post, sondern nur noch per E-Mail zu senden. „Auch unsere Lieferanten sparen Zeit und Portokosten: Sie erstellen die Rechnung, mailen sie und drei Sekunden später ist sie hier“, schildert Katharina Hellmann.
Die positiven Konsequenzen ziehen sich durch alle Abteilungen und Hierachieebenen: Die MFW-Poststelle ist extrem entlastet worden. Die Qualität der Arbeit hat sich verbessert, denn PDF-Rechnungen sind deutlich besser lesbar als solche, die per Nadeldrucker auf dünnem Papier
in der Buchhaltung gelandet seien. Bauleiter können heute von unterwegs ins digitale Rechnungsarchiv schauen, um sich einen Überblick über bisherige Preise zu verschaffen. Der Einkauf sieht Preisänderungen und Kundenhistorien auf einen Blick.
Heute arbeitet das MFW-Team noch besser Hand in Hand. Schließlich ist die Rechnungsbearbeitung durch das Starke-DMS viel klarer geworden – wer prüft, wer gibt frei, wer hat eine Rechnung bearbeitet, alles ist transparent: „Wir schöpfen dadurch heute deutlich mehr Skonto-Möglichkeiten aus als früher. Und das spart uns eine Menge Geld, etwa wenn es um Stahlrechnungen in Höhe von 30.000 bis 40.000 Euro geht. Auch hier hat uns die Digitalisierung noch besser gemacht“, freut sich Katharina Hellmann.
Bessere Chancen im Recruitment
Und nicht zuletzt macht sich die Digitalisierung als Pluspunkt in Bewerbergesprächen bemerkbar: Ob Nachwuchs für die Buchhaltung, die Bauprojekte oder die Planung – Kandidaten schätzen die MFW-Gruppe als Unternehmen, das mit der Zeit geht und moderne Arbeitsprozesse ermöglicht. Die nächsten Digitalisierungsprojekte sind bereits in Planung: Für 2023 etwa stehen die Lieferscheine und das Fuhrparkmanagement an.
»Wir schöpfen dadurch heute deutlich mehr Skonto-Möglichkeiten aus als früher. Und das spart uns eine Menge Geld...«
Katharina Hellmann
kaufmännische Leiterin / Mitglied der Geschäftsführung MFW-Firmengruppe