Dokumenten-Management-System
Unser Aktenschrank ist 4.0
Nie mehr Papier-Chaos und undurchsichtige Ablage-Systeme – nutzen Sie digitale Verwaltungssysteme und steigern Sie die Qualität und Effektivität Ihrer Arbeit.
Finden statt suchen!
Optimieren Sie das Management Ihrer Dokumente und profitieren Sie von einer auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Dokumenten-Management-Software (DMS). Erreichen Sie maximale Flexibilität, indem Sie unabhängig von Ort und Endgerät auf digitale Inhalte zugreifen können. Ihr zusätzliches Plus: Es werden keine neuen Dokumente produziert, stattdessen bauen Sie eine große Wissensdatenbank auf. Die können sie jederzeit von überall nutzen. Nur noch finden statt lange suchen – mit Ihrer maßgeschneiderten DMS-Lösung.
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Unkompliziert, rechtskonform und digital - Nutzen Sie die Vorteile von Dokumenten-Management-Systemen (DMS)
Skalierbar, branchenübergreifend und individuell anpassbar – Profitieren Sie von den Funktionen der Dokumenten-Management-Systeme (DMS)
Rechtskonform archivieren
Dokumente müssen nach den GoBD rechtskonform verwaltet und aufbewahrt werden – mit einem zertifizierten System bleiben die Laufzeiten von Dokumenten innerhalb des Systems nachvollziehbar. Zusätzlich gewährleistet eine detaillierte Änderungshistorie die Unveränderbarkeit handelsrechtlicher Dokumente.
Postausgang digitalisieren
Mit Smartmail können Sie Ihre Geschäftspost mit nur einem Klick ausdrucken, kuvertieren, frankieren und versenden – das spart Ihnen nicht nur den Gang zur Post, sondern auch Arbeitszeit und Material.
Akten digitalisieren
Ob Personalakten, Kundenakten oder Vertragsakten – in einer digitalen Akte sind alle Informationen stets auf dem aktuellen Stand. Auch berechtigte Mitarbeiter können ortsunabhängig darauf zugreifen.
Eingangsrechnungen sicher und effizient verarbeiten
Nutzen Sie die Möglichkeit Eingangsrechnungen digital zu erfassen, zu prüfen und freizugeben – so haben Sie den Überblick über alle laufenden Prozesse und sichern eine fristgerechte Zahlung.
Belege automatisch erfassen
Mit der digitalen Belegerkennung werden Papierbelege automatisch ausgelesen, rechtskonform archiviert und die Daten zur Weiterverarbeitung gesichert – das spart spürbar Zeit und steigert die Qualität Ihrer Beleg-Ablage.
Gehen Sie mit uns den nächsten Schritt in die Digitalisierung!
Vertragsunterlagen per Mausklick, automatische Belegerkennung oder eine zentrale Ordnerstruktur – wir unterstützen Sie dabei, Ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren und Ihre Administration zu optimieren. Mit unseren Schnittstellenlösungen und Weiterentwicklungen passen wir die Software an Ihre Bedürfnisse an. Als Digitalisierungs-Experten beraten und begleiten wir Sie bei der Umsetzung und Einführung Ihres passgenauen Dokumenten-Management-Systems.
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FAQ
Was bedeutet Dokumenten-Management?
Dokumenten-Management beschreibt den organisierten Umgang mit Dokumenten in Papierform oder digitalisiert. Es umfasst unter anderem die Verwaltung, Lenkung, Archivierung und Vernichtung von Dokumenten. Häufig wird der Begriff Dokumenten-Management jedoch als Synonym für ein Dokumenten-Management-System verwendet. In diesem Fall ist die datenbankgestützte Verwaltung von Dokumenten in elektronischer Form mithilfe einer Software gemeint, welche auch Dokumente umfasst, die ursprünglich in Papierform vorlagen. Diese werden zunächst digitalisiert (z. B. Scannen mit automatischer Belegerkennung), um sie anschließend im digitalen Dokumentenmanagement-System verwalten zu können.
Wie unterstützt mich ein Dokumenten-Management-System?
Ein Dokumenten-Management-System (DMS) unterstützt Sie dabei, Belege und Dateien übersichtlich zu organisieren. Ob Textdateien, Tabellen, E-Mails, Fotos, Präsentationen oder gescannte Papierdokumente – mit einer DMS-Lösung können alle Dateien an einem zentralen Ort archiviert werden. Der Zugriff auf die Daten ist auch von unterwegs über Smartphone oder Laptop möglich.
Kann ich mit einem Dokumenten-Management-System auch nach Volltexten suchen?
Mit Hilfe einer automatischen Texterkennung (OCR) und der integrierten Volltextsuche können Sie beispielsweise direkt nach Kunden- oder Rechnungsnummern suchen, um ein Dokument zu finden – das erspart Ihnen zeitaufwendige Recherchen auf sämtlichen Festplatten.
Erfüllt das Dokumenten-Management-System auch die gesetzlichen Anforderungen der GoBD?
Ein Dokumenten-Management-System unterstützt Sie dabei die gesetzlichen Anforderungen zur Archivierung und Löschung von unternehmensrelevanten Dokumenten innerhalb vorgeschriebener Fristen umzusetzen. Elektronisch empfangene Dokumente werden systematisch archiviert. So können die gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen problemlos eingehalten werden.
Hilft ein Dokumenten-Management-System auch bei der Prozessoptimierung?
Zu Beginn der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems werden erstmal alle Prozesse analysiert. Die daraus gewonnene Transparenz bildet die Grundlage für eine Neustrukturierung der Unternehmensprozesse und die Automatisierung von Arbeitsschritten.
Ist ein Dokumenten-Management-System auch bei einer hohen Fluktuation sinnvoll?
Durch das Durchlaufen der festgelegten Workflows kann zu jedem Dokument zu jeder Zeit der aktuelle Bearbeitungsstand eines Dokuments eingesehen werden und ganz nebenbei entsteht eine perfekte Dokumentation aller Arbeitsabläufe für neue Mitarbeiter.
Inwiefern trägt ein Dokumenten-Management-System zur Digitalisierung meines Unternehmens bei?
Mit einem Dokumenten-Management-System können sämtliche Unternehmensdokumente, E-Mails und Akten digital abgelegt und zugänglich gemacht werden. Die organisierte Verwaltung Ihrer digitalen Unterlagen und Dokumente trägt dabei wesentlich zur Digitalisierung und Transformation Ihres Unternehmens bei.
creativITy: Professional Partner seit 12 Jahren
Dokumenten-Management made in Germany