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Index Agent

25.02.2013

Finden! So lautet das Motto des IndexAgent, einem der hilfreichen Module aus dem Baukasten für das individuelle Dokumenten-Management-System.

Bereits im System vorhandene Dokumente werden automatisiert um sinnvolle Indizes erweitert. Das bedeutet für Sie: Nicht mehr endlose Rechnungsnummern sortieren, oder aufwändiges versehen von Dokumenten mit Schlüsselworten. Mit einer zentralen Information zum Identifizieren des Dokuments, sucht der IndexAgent Schlagwörter aus anderen Datenquellen, wie zum Beispiel aus Ihrem ERP-System oder Ihrer Buchhaltungssoftware, und nutzt diese als Schlagworte. Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch Fehler bei der Verschlagwortung.

Beispiel: Eingangsrechnung

Konkret heißt das für Sie: Sie bekommen eine Eingangsrechnung, prüfen und scannen diese. Der aufgebrachte Barcode macht das Dokument für Ihr System eindeutig als Typ Eingangsrechnung identifizierbar. Dank Ihren als Workflows abgebildeten Arbeitsabläufen, werden sowohl Dokument, als auch Aufgabe an die Buchhaltung weitergeleitet. Diese erfasst die Belegnummer und generiert die Buchungssätze. Der IndexAgent übernimmt nun passend zum Dokumententyp Eingangsrechnung die Suche nach Schlagworten. Beispielsweise übernimmt er die Umsatzsteuernummer, Netto- und Bruttosumme, sowie Eingangsdatum und fügt diese dem Dokument zu.


 
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