Skalierbar, branchenübergreifend und individuell anpassbar
Der Ein- und Ausgang von Dokumenten sowie der Umgang mit firmeninternen Unterlagen beschäftigt branchenübergreifend jedes Unternehmen.
Insbesondere die diversen rechtlichen Pflichten im Umgang mit Dokumenten, die sich aus Abgabenordnung, GoBD oder auch DSGVO ergeben, stellen viele Unternehmen vor Herausforderungen. Neben den rechtlichen Rahmenbedingungen beschäftigen jedoch auch praktische Fragen die Unternehmen: Wie kann sichergestellt werden, dass Dokumente schnell gefunden werden, ohne erst durch Ordner voller Papier durchsehen zu müssen? Wie können Dokumente standortübergreifend zur Verfügung gestellt werden? Wie können bestehende Vorgänge automatisiert werden, so dass die Kapazitäten der Mitarbeiter wertschöpfend genutzt werden können?
Diese Anforderungen lassen sich mit dem Einsatz einer Software zum Dokumentenmanagement lösen. Die rechtskonforme Archivierung wird durch die Wahl eines zertifizierten Systems gewährleistet: Laufzeiten von Dokumenten jeder Art sind innerhalb des Systems nachvollziehbar, eine detaillierte Änderungshistorie gewährleistet die Unveränderbarkeit handelsrechtlicher Dokumente.
Die zentrale, digitale Ablage von Dokumenten in einem System erspart die Suche in Ordnern und auf Laufwerken, dank automatischer Versionierung haben Sie immer das aktuelle Dokument im Zugriff. Dokumente können mehreren Themenbereichen zugeordnet und durch indexierte Suche und Aktenbildung jederzeit schnell und zuverlässig gefunden werden. Die digitalisierten Belege stehen Mitarbeitern jederzeit und ortsunabhängig zu Verfügung. Das vollautomatisches Auslesen täglich wiederkehrender Dokumente minimiert Fehler und spart Zeit, die Ihre Mitarbeiter für das Wesentliche nutzen können.
Ein großer Vorteil beim Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems besteht in der damit einhergehenden Prozessanalyse und Neustrukturierung. Durch die neu gewonnene Transparenz erfahren vorhandene Ressourcen eine bessere Auslastung, die Produktivität wird deutlich gesteigert. Durch das Durchlaufen der festgelegten Workflows kann zu jedem Dokument zu jeder Zeit der aktuelle Bearbeitungsstand eingesehen werden. Eine strukturierte Verteilung der Informationen ist so auch im Urlaub oder Krankheitsfall garantiert. Wissen wird im Unternehmen gehalten, falls ein Mitarbeiter das Unternhemen verlässt und ganz nebenbei entsteht eine perfekte Dokumentation aller Arbeitsabläufe für neue Mitarbeiter. Übliche Anforderungen wie das Management von Skontofristen und Vertragslaufzeiten werden immens vereinfacht. Durch die flexiblen Möglichkeiten der Konfiguration können nahezu alle Unternehmensbereiche und Prozesse abgebildet werden.
