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Archivierung+

Skalierbar, branchenübergreifend und individuell anpassbar

Der Ein- und Ausgang von Dokumenten sowie der Umgang mit firmeninternen Unterlagen beschäftigt branchenübergreifend jedes Unternehmen. 

Insbesondere die diversen rechtlichen Pflichten im Umgang mit Dokumenten, die sich aus Abgabenordnung, GoBD oder auch DSGVO ergeben, stellen viele Unternehmen vor Herausforderungen.  Neben den rechtlichen Rahmenbedingungen beschäftigen jedoch auch praktische Fragen die Unternehmen: Wie kann sichergestellt werden, dass Dokumente schnell gefunden werden, ohne erst durch Ordner voller Papier durchsehen zu müssen? Wie können Dokumente standortübergreifend zur Verfügung gestellt werden? Wie können bestehende Vorgänge automatisiert werden, so dass die Kapazitäten der Mitarbeiter wertschöpfend genutzt werden können?

Diese Anforderungen lassen sich mit dem Einsatz einer Software zum Dokumentenmanagement lösen. Die rechtskonforme Archivierung wird durch die Wahl eines TÜV-Zertifizierten Systems gewährleistet: Laufzeiten von Dokumenten jeder Art sind innerhalb des Systems nachvollziehbar, eine detaillierte Änderungshistorie gewährleistet die Unveränderbarkeit handelsrechtlicher Dokumente. 

Die zentrale, digitale Ablage von Dokumenten in einem System erspart die Suche in Ordnern und auf Laufwerken, dank automatischer Versionierung haben Sie immer das aktuelle Dokument im Zugriff. Dokumente können mehreren Themenbereichen zugeordnet und durch indexierte Suche und Aktenbildung jederzeit schnell und zuverlässig gefunden werden. Die digitalisierten Belege stehen Mitarbeitern jederzeit und ortsunabhängig zu Verfügung. Das vollautomatisches Auslesen täglich wiederkehrender Dokumente minimiert Fehler und spart Zeit, die Ihre Mitarbeiter für das Wesentliche nutzen können. 

Ein großer Vorteil beim Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems besteht in der damit einhergehenden Prozessanalyse und Neustrukturierung. Durch die neu gewonnene Transparenz erfahren vorhandene Ressourcen eine bessere Auslastung, die Produktivität wird deutlich gesteigert. Durch das Durchlaufen der festgelegten Workflows kann zu jedem Dokument zu jeder Zeit der aktuelle Bearbeitungsstand eingesehen werden. Eine strukturierte Verteilung der Informationen ist so auch im Urlaub oder Krankheitsfall garantiert. Wissen wird im Unternehmen gehalten, falls ein Mitarbeiter das Unternhemen verlässt und ganz nebenbei entsteht eine perfekte Dokumentation aller Arbeitsabläufe für neue Mitarbeiter.  Übliche Anforderungen wie  das Management von Skontofristen und Vertragslaufzeiten werden immens vereinfacht. Durch die flexiblen Möglichkeiten der Konfiguration können nahezu alle Unternehmensbereiche und Prozesse abgebildet werden.

Unser Partner im Bereich DMS

 

Starke-DMS®

 

Aus dem Mittelstand für den Mittelstand - rechtskonform, TÜV-geprüft und individuell anpassbar

Das 1954 gegründete Familienunternehmen Starke+Reichert ist der Hersteller des Starke-DMS® und ein bundesweit tätiges IT- und Beratungsunternhemen für Digitalisierungsstrategien.  Über 140 Mitarbeiter an 3 Standorten arbeiten kontinuierlich daran den Arbeitsalltag von über 1.000 Unternehmen und mehreren 10.000 Nutzern leichter zu machen. Das seit 20 Jahren beständig kunden- und praxisnah weiterentwickelte Starke-DMS® unterstützt 5 bis 500 gleichzeitige Nutzer bei allen dokumentenbasierten Prozessen und der rechtskonformen Archivierung. 

Das Starke-DMS® verfügt über alle gängigen Funktionen der digitalen Dokumentenbearbeitung- und verwaltung. Dank einer Vielzahl standardisierter Schnittstellen, ist auch die Integration in die bestehende Systemlandschaft kein Problem. Aufgrund des modularen Aufbaus  wird nur das lizensiert was auch wirklich gebaraucht wird. Trotz der vielfältigen Einsatzbereiche des Starke-DMS®  steht die Einfachheit für Anwender und Administratoren sowie Nutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienbarkeit im Fokus. 

FAQ

Was ist Dokumenten-Management?

Dokumentenmanagement ist ein Sammelbegriff für den organisierten Umgang mit Dokumenten und umfasst unter anderem die Verwaltung, Lenkung, Archivierung und Vernichtung von Dokumenten.

Hierbei spielt es zunächst keine Rolle, ob dies in Papierform oder elektronisch - etwa mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) - abgewickelt wird.

Dokumentenmanagement ist ein Sammelbegriff für den organisierten Umgang mit Dokumenten und umfasst unter anderem die Verwaltung, Lenkung, Archivierung und Vernichtung von Dokumenten. Hierbei spielt es zunächst keine Rolle, ob dies in Papierform oder elektronisch - etwa mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) - abgewickelt wird.

Häufig wird der Begriff Dokumentenmanagement jedoch als Synonym für ein Dokumentenmanagement-System verwendet. In diesem Fall ist die datenbankgestützte Verwaltung von Dokumenten in elektronischer Form mithilfe einer Software gemeint, welche auch Dokumente umfasst, die ursprünglich in Papierform vorlagen. Diese werden zunächst digitalisiert (z. B. Scannen mit automatischer Belegerkennung), um sie anschließend im digitalen Dokumentenmanagement-System verwalten zu können.

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Wie unterstützt mich ein Dokumenten-Management-System?

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) unterstützt Sie dabei, Belege und Dateien übersichtlich zu organisieren.

Sowohl Textdateien, Tabellen, E-Mails, Fotos, Präsentationen oder gescannte Papierdokumente können dank einer DMS-Lösung an einem zentralen Ort archiviert werden.

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) unterstützt Sie dabei, Belege und Dateien übersichtlich zu organisieren. Sowohl Textdateien, Tabellen, E-Mails, Fotos, Präsentationen oder gescannte Papierdokumente können dank einer DMS-Lösung an einem zentralen Ort archiviert werden. Der Datenzugriff ist komfortabel und standortunabhängig möglich - Informationssilos gehören somit der Vergangenheit an. Hinzu kommt, dass sich die Suche nach den Dokumenten dank der hinterlegten Metadaten wesentlich zeitsparender gestaltet und Sie deutlich schneller auf relevante Informationen zugreifen können. So können Sie in einem DMS dank der Volltextsuche beispielsweise nach Kunden- oder Rechnungsnummern suchen, um ein Dokument zu finden.

Ein DMS bietet Ihrem Unternehmen aber nicht nur Unterstützung bei der Umsetzung eines effizienten Managements Ihrer Dateien. Es hilft Ihnen auch dabei, gesetzliche Anforderungen zur Archivierung und Löschung von unternehmensrelevanten Dokumenten innerhalb vorgeschriebener Fristen umzusetzen. Wichtig ist dies insbesondere beim elektronische Empfang von Dokumenten, bei der Archivierung und der Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen.

Ein weiterer großer Vorteil beim Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems besteht in der der Einführung vorausgehenden Prozessanalyse. Die daraus gewonnene Transparenz bildet die Grundlage für eine Neustrukturierung der Unternehmensprozesse und die Automatisierung von Arbeitsschritten. Durch das Durchlaufen der festgelegten Workflows kann zu jedem Dokument zu jeder Zeit der aktuelle Bearbeitungsstand eines Dokuments eingesehen werden und ganz nebenbei entsteht eine perfekte Dokumentation aller Arbeitsabläufe für neue Mitarbeiter.  

Des Weiteren gehen Sie mit dem Einsatz einer Lösung zum Dokumentenmanagement einen (weiteren) großen Schritt in Richtung Digitalisierung Ihres Unternehmens.

 

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Was sind die Vorteile eines DMS?

    Das digitale Management von Dateien mithilfe eines DMS bietet zahlreiche Vorteile:

    Zentrale und standortübergreifende Verfügbarkeit von Dokumenten und Informationen

    Schneller Zugriff auf sämtliche Dokumente und deren Bearbeitungsstatus

    Zeit- und Kosteneinsparung durch Prozessoptimierung und -Automatisierung

    Das digitale Management von Dateien mithilfe eines DMS bietet zahlreiche Vorteile:

    Zentrale und standortübergreifende Verfügbarkeit von Dokumenten und Informationen

    Schneller Zugriff auf sämtliche Dokumente und deren Bearbeitungsstatus

    Zeit- und Kosteneinsparung durch Prozessoptimierung und -Automatisierung

    Einhaltung von Richtlinien und Gesetzen zum Dokumentenmanagement, insbesondere in Bezug auf die Buchführung (AO und GoBD)

    Übersicht über den Verlauf bzw. Weg der Dokumente im Unternehmen mithilfe individuell gestaltbarer Workflows

    Automatischer Aufbau einer unternehmensweiten, durchsuchbaren Wissensdatenbank

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    Was ist eine Verfahrensdokumentation nach GoBD?

    Die Verfahrensdokumentation beschreibt die organisatorischen und technischen Prozesse in Bezug auf steuerlich relevante Geschäftsvorfälle, Daten und Ablagesysteme und bietet einen gesammeltem Überblick über das Unternehmen.

    Seit 2015 wird sie in den GoBD von der Finanzverwaltung für jeden Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen für jedes Datenverarbeitungs-System (DV-System) gefordert.

    Die Verfahrensdokumentation beschreibt die organisatorischen und technischen Prozesse in Bezug auf steuerlich relevante Geschäftsvorfälle, Daten und Ablagesysteme und bietet einen gesammeltem Überblick über das Unternehmen. Seit 2015 wird sie in den GoBD von der Finanzverwaltung für jeden Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen für jedes Datenverarbeitungs-System (DV-System) gefordert. Die Verfahrensdokumentation wird im Rahmen einer Betriebsprüfung im Vorfeld von der Finanzverwaltung angefordert und unterstützt den Betriebsprüfer dabei, eine effektive Prüfung der digitalen steuerrelevanten Unterlagen durchführen zu können.

    Folgende Anforderungen werden an eine Verfahrensdokumentation gestellt:

    • Die Verfahrensdokumentation ist für sachverständige Dritte verständlich und in angemessener Zeit nachprüfbar (Inhalt, Aufbau und Ergebnisse des DV- Verfahrens sind vollständig und schlüssig ersichtlich)
    • Sie beschreibt einen technisch und organisatorisch gewollten Prozess und bspw. auch das Verfahren der Digitalisierung von steuerrelevanten Papierdokumenten (z. B. den Scanvorgang von postalischen Eingangsrechnungen)
    • Eine Beschreibung der Datensicherung und des Internen Kontrollsystems (IKS) ist enthalten
    • Die Verfahrensdokumentation ist zu versionieren und enthält eine nachvollziehbare Änderungshistorie

    Eine Verfahrensdokumentation besteht dabei stets aus folgenden Bausteinen:

    • Allgemeine Beschreibung
    • Anwenderdokumentation
    • Technische Dokumentation des Systems
    • Betriebsdokumentation
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    Warum erstellt creativITy eine Verfahrensdokumentation für Kunden?

    Neben der technischen Installation des DMS in Ihrer IT-Infrastruktur beraten wir Sie im Rahmen unsere Tätigkeit bei der Ausgestaltung optimierter Geschäftsprozesse und setzen diese in der Software für Sie um.

    Dadurch haben wir tiefen Einblick in die für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation notwendigen Informationen und können die Dokumentation für Sie "on the way" mit anfertigen.

    Neben der technischen Installation des DMS in Ihrer IT-Infrastruktur beraten wir Sie im Rahmen unsere Tätigkeit bei der Ausgestaltung optimierter Geschäftsprozesse und setzen diese in der Software für Sie um. Dadurch haben wir tiefen Einblick in die für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation notwendigen Informationen und können die Dokumentation für Sie "on the way" mit anfertigen. Für Sie bedeutet dies, dass Sie bereits mit oder kurz nach dem Go-Live der Lösung ohne großen Arbeitsaufwand eine den Anforderungen der GoBD entsprechende Verfahrensdokumentation für Ihr Dokumentenmanagement-System vorliegen haben. Und sollte sich im weiteren Verlauf etwas an Ihren Prozessen ändern, unterstützten wir Sie umgehend bei der Anpassung in der DMS-Lösung und Ihrer Verfahrensdokumentation.

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